ninecheck.one · Управление активами и инвентаризация
Одна QR-метка для каждого актива — инвентаризация за одно сканирование
Ведите учёт оборудования, мест хранения и ответственных сотрудников. Сканируйте метки смартфоном, чтобы сверять имущество и сохранять результаты инвентаризации.
- Импорт и экспорт файлов Excel
- Массовое создание QR-этикеток
- Запуск инвентаризации с телефона
Почему Ninecheck
Инвентаризация по электронным таблицам занимает недели работы
Три знакомые проблемы ручного управления активами и как их решают QR-метки.
В каждом отделе есть разные таблицы, и ни одна из них не актуальна.
Активы перемещают комнаты или меняют пользователей без обновления файла, поэтому во время следующего раунда инвентаризации появляются сотни различий. Одна рабочая запись для каждого актива. Изменения местоположения, пользователя и состояния записываются с этикетки, поэтому уполномоченный персонал работает с той же информацией.
Инвентаризация на конец года занимает несколько недель
Команды переносят распечатанные листы из комнаты в комнату, сравнивают коды активов на глаз, пишут заметки и вводят их позже, создавая ошибки на каждом этапе. Одно сканирование завершает одну проверку актива. Сотрудники сканируют этикетки с помощью смартфона, в то время как система сопоставляет каждый актив и обновляет информацию о ходе инвентаризации.
Никто не помнит историю устройства
Как часто его ремонтировали, кто им пользовался и находится ли он еще на гарантии? Ответы разбросаны по электронной почте и воспоминаниям людей. Жизненный цикл актива доступен после одного сканирования. Информация о назначении, ремонте и гарантии сохраняется в записи, открытой с этикетки, а не зависит от памяти одного человека.
Внутри QR-кода
Как Ninecheck управляет активом с помощью QR-метки?
Этикетка является связующим звеном между физическим предметом и его цифровой записью. Сканирование идентифицирует актив; Затем Ninecheck решает, что зритель может видеть или обновлять в соответствии с настройками рабочего пространства и доступа.
Каждый актив получает уникальную запись и тег.
Запись может содержать код, имя, изображения, описание, категорию, местоположение, назначенного пользователя, статус, стоимость, дату покупки и дополнительные сведения о гарантии или амортизации.
Видимость контролирует, что происходит после сканирования
Ресурс может быть доступен только администраторам, назначенным пользователям или участникам рабочей области или доступен для общего просмотра. QR-метка не делает автоматически всю внутреннюю информацию общедоступной.
Местоположение и категории сохраняют структуру списка.
Организуйте активы по категориям и по иерархии местоположений, например офис и этаж или фабрика и производственная зона, а затем отфильтруйте список по структуре, используемой в повседневной работе.
Инвентарный лист замораживает объем проверки
Выберите местоположение или всю рабочую область при создании раунда инвентаризации. Ninecheck записывает ожидаемый список активов, поэтому последующие перемещения не изменят исходный объем этого раунда.
Сканирование подтверждает личность, а персонал подтверждает реальность
Сканирование находит соответствующий актив. Программа проверки по-прежнему записывает, доступен ли он, поврежден или утерян, и может добавить примечание до того, как инвентарный лист будет заполнен и заблокирован.
Пример: проверка корпоративного ноутбука
LAP-HN-023 · Dell Latitude 7440 · Бухгалтерия · Офис в Ханое / 5 этаж — Уникальный тег актива Ninecheck: LAP-HN-023. — Сканирование открывает соответствующую запись об активе. Авторизованный контролер подтверждает его фактическое состояние и добавляет его к текущему результату инвентаризации.
Проверьте перед публикацией
- Присвойте каждому активу уникальный стабильный код перед импортом или печатью этикеток.
- Убедитесь, что выбранный уровень видимости непреднамеренно не раскрывает внутреннюю информацию.
- Поместите этикетку на плоское, доступное место, которое не будет закрыто при обычном использовании.
- Перед массовой печатью протестируйте напечатанную бирку на обычном телефоне iPhone и Android.
- Когда предмет перемещается или меняет пользователя, обновите запись вместо того, чтобы ждать следующего раунда инвентаризации.
- Экспортируйте и просмотрите окончательный отчет об инвентаризации, прежде чем закрывать неурегулированные разницы.
7 решений, которые нужно принять перед развертыванием QR-меток активов
Хорошая система активов начинается с согласованных данных и четкого операционного процесса. Лейбл помогает сотрудникам получить доступ к записи, но не может сам по себе исправить неясное право собственности или устаревшую информацию.
Стандартизировать формат кода актива
Используйте шаблон, который остается стабильным, например LAP-HN-023 или TOOL-FACTORY-A-018. Не используйте повторно устаревший код для другого элемента.
Очистите файл Excel перед импортом
Удалите повторяющиеся строки, нормализуйте имена и подтвердите коды активов, местоположения и назначенных пользователей. Импорт неопрятного файла только внесёт ту же путаницу в новую систему.
Сначала определите категории и местоположения
Согласуйте структуру, которую люди понимают в повседневной работе. Избегайте множества почти одинаковых категорий или названий местоположений, которые затрудняют фильтрацию и инвентаризацию.
Назначение ролей и разрешений на просмотр
Решите, кто может управлять активами, проводить инвентаризацию и просматривать отдельные записи. Используйте общедоступную видимость только для полей, которые безопасно показывать всем, у кого есть метка.
Выберите этикетку, которая соответствует окружающей среде
Офисное оборудование, уличные инструменты и заводские машины требуют разного клея, защиты поверхности и размеров этикеток. Держите QR вдали от изгибов, тепла, трения и съемных чехлов.
Напишите одно правило инвентаризации для всех
Определите, как сотрудники отмечают доступные, поврежденные или потерянные предметы, какие доказательства включать в примечания и кто разрешает разногласия по местонахождению или пользователям.
Пилотный проект с одной областью перед полным развертыванием
Импортируйте небольшую группу, распечатайте и отсканируйте настоящие этикетки, заполните одну инвентарную ведомость и просмотрите экспорт. Исправьте процесс, прежде чем маркировать всю организацию.
Особенности
Полный набор инструментов для жизненного цикла актива
Полный учет активов
Сохраняйте имя, код, изображения, отдел, назначенного пользователя, стоимость и сведения о гарантии для актива в одной записи.
Массовая печать QR-этикеток
Создавайте уникальные QR-этикетки для множества ресурсов одновременно и экспортируйте их в формат, готовый для печати декалей.
Инвентаризация с помощью смартфона
Откройте инвентаризацию, отсканируйте каждую этикетку и запишите, присутствует ли актив, отсутствует, поврежден или находится в неправильном месте.
Назначение и возврат
Записывайте, кто получает актив и когда он возвращается, что упрощает проверку ответственности при смене персонала.
Записи о повреждениях и техническом обслуживании
Отсканируйте этикетку, чтобы открыть правильную запись и сообщить о проблеме в устройстве, при этом информация о ремонте будет храниться вместе с активом.
Автоматические напоминания
Отслеживайте гарантийные сроки, даты планового технического обслуживания и амортизации, чтобы ответственная команда могла действовать вовремя.
Разрешения на основе ролей
Предоставьте финансистам, ИТ-специалистам, администрации и сотрудникам доступ к просмотру и редактированию, соответствующий их работе.
Отчеты и экспорт Excel
Обобщите результаты инвентаризации по отделам, состоянию или стоимости и экспортируйте файлы Excel для просмотра или учета.
Преимущества / Ограничения
Преимущества
- Подключите физический объект напрямую к нужной цифровой записи.
- Импортируйте существующий список Excel вместо того, чтобы вводить каждый актив с самого начала.
- Позвольте нескольким авторизованным сотрудникам работать в одном рабочем пространстве и в одном и том же процессе инвентаризации.
- Фильтруйте активы по статусу, категории, местоположению и назначенному пользователю.
- Создавайте оптовые этикетки и экспортируйте результаты инвентаризации для дальнейшего анализа.
Ограничения
- Исходные данные должны быть очищены и стандартизированы, прежде чем система станет надежной.
- QR-этикетки можно повредить, удалить или разместить там, где их будет трудно сканировать.
- QR-тег идентифицирует актив, но не обеспечивает отслеживание GPS в реальном времени и не предотвращает кражу.
- Записи становятся неточными, если ходы, назначения и изменения условий не обновляются.
- Для личных записей требуется доступ в Интернет, вход в систему и правильно настроенные разрешения.
Как это работает
Развертывание Ninecheck за 4 шага
В электронных таблицах можно перечислять активы, но они не связывают этот список с оборудованием, находящимся перед вами. Ninecheck присваивает каждому активу уникальную запись и метку, поэтому уполномоченный персонал может сканировать предмет, проверять его состояние и обновлять информацию на месте работы.
Импортируйте список активов
Импортируйте существующий файл Excel или добавляйте активы по отдельности, указав их имя, код, категорию, отдел, назначенного пользователя и гарантию.
Распечатайте и прикрепите QR-этикетки
Ninecheck создает уникальную QR-этикетку для каждого актива, поэтому вы можете распечатать ее и прикрепить к оборудованию, мебели или инструментам.
Сканируйте для просмотра и обновления
Уполномоченный персонал сканирует этикетку, чтобы просмотреть запись, подтвердить ее местоположение и пользователя, а также записать изменения на активе.
Проведите инвентаризацию
Запустите раунд для выбранной области, сканируйте, пока система сопоставляет каждый актив, затем просмотрите различия и экспортируйте результат.
Кто использует Ninecheck
Там, где есть активы, Ninecheck может помочь
Корпоративные офисы
Управляйте ноутбуками, мониторами, мебелью и оборудованием для конференц-залов, включая местонахождение каждого предмета и то, у кого он в данный момент находится.
ИТ-отделы
Следите за оборудованием от поступления до назначения, возврата, ремонта, гарантии и вывода из эксплуатации в одной непрерывной истории.
Заводы и склады
Распределяйте машины и инструменты по местам, проверяйте их состояние на месте и легко находите дату следующего технического обслуживания.
Школы
Отслеживайте лабораторное оборудование, проекторы и классную мебель по комнатам и записывайте, какой отдел отвечает за каждый предмет.
Больницы и клиники
Храните записи об оборудовании, его текущее местоположение, даты гарантии и графики проверок в доступе для уполномоченного персонала.
Сети розничной торговли и общественного питания
Управляйте активами в нескольких филиалах в одной системе, проводя отдельную инвентаризацию в каждом филиале.
Часто задаваемые вопросы о работе в компании Ninecheck
Чем Ninecheck отличается от создания обычного QR-кода?
Можем ли мы импортировать наш текущий список активов Excel?
Нужен ли сотрудникам специальный QR-сканер?
Может ли любой, кто сканирует этикетку, увидеть запись об активе?
Могут ли несколько человек провести инвентаризацию?
Показывает ли QR-метка текущее местоположение объекта?
Что произойдет, если QR-этикетка повреждена?
Может ли Ninecheck отслеживать гарантию и амортизацию?
Превратите свой список активов в процесс, который люди смогут использовать на месте
Начните с чистых данных об активах, отметьте небольшую пилотную группу и завершите один реальный раунд инвентаризации, прежде чем развертывать Ninecheck по всей организации.
Начни бесплатно